Las primeras normas relativas a los archivos municipales y los documentos conservados en ellos se remontan a las Partidas de Alfonso X, el Sabio, que obligaban a los escribanos del Concejo (antecedente de los actuales municipios) a llevar un registro de los documentos emanados y a hacer lo propio con las cuentas municipales.
Pero sobre todo, cabe mencionar las Pragmáticas aprobadas por los Reyes Católicos en 1500 y 1501, en las cuales ordenaban a los corregidores de los concejos a disponer de arca para custodiar los privilegios, escrituras y libros de leyes, así como a la formación de libros donde asentar sus ordenanzas, privilegios, escrituras y sentencias a favor de los municipios.
Es a partir de 1835, cuando el responsable del archivo pasa a ser el Secretario del Ayuntamiento, a través del Real Decreto de 23 de julio, funcionario encargado de su custodia y organización, cosa que continuó hasta mediados del siglo XX.
Los secretarios de los ayuntamientos estaban obligados a “custodiar y ordenar el archivo municipal donde no hubiere archivero, formando inventario de todos sus papeles y documentos”, gracias a lo cual el Archivo Municipal conserva tres inventarios de finales del siglo XIX, concretamente de los años 1881, 1895 y 1898.
El inventario más antiguo fue elaborado por el secretario Enrique Lafuente Ruiz al abandonar el cargo a favor del entrante, Joaquín Valdés Canales, consta de nueve hojas manuscritas, en las que se describe la documentación del archivo municipal y del Sindicato de Aguas de la Fuente Antigua.
Este documento contiene 33 entradas descriptivas, en las que se indican los siguientes elementos: breve descripción, número de hojas y año, si bien éste no siempre aparece. En ocasiones, incluso indica el tipo de encuadernación “a la holandesa”, consistente en una encuadernación en piel que hacía más resistente el libro.
De la lectura detenida de este documento destacan algunas de sus anotaciones como, por ejemplo, el expediente instruido para el derribo de parte del castillo de Pascual LLopis Candela, notario y propietario de este inmueble, debido al mal estado que presentaba ya en estos momentos, o la solicitud de obra nueva para la construcción de casas en la “Plaza de las Campanas”, hoy Plaza de la Iglesia Vieja, donde tras la ruina de la antigua parroquia de Nuestra Señora de Belén quedó sólo la torre, que aún hoy se conserva.
Dentro de la documentación de la Fuente Antigua, aparecen recogidas varias solicitudes de obras para la construcción de molinos harineros, batanes para el esparto o para almazaras, todos ellos movidos por la fuerza del agua de la acequia de agua procedente de la Fuente Antigua, de las que gran parte corresponden a la calle de Ruiza por donde transcurría uno de los tramos de esta acequia.
Dado que el secretario del Ayuntamiento debía atender otras muchas cuestiones, solía ser otro funcionario el que se ocupaba del archivo, como Félix Quesada Candela, Archivero en 1876, quien recibió 60 pesetas por los trabajos extraordinarios de organización y clasificación de los documentos del Archivo, realizados durante las noches entre agosto y noviembre de ese año.
Una década después, es de nuevo el Secretario de entonces, Esteban Capdepón, quien “se halla organizando el archivo de este Ayuntamiento colocando todos los papeles en el nuevo y gran armario que de reciente se ha hecho en el segundo piso de esta Casa Capitular y por consiguiente, la necesidad de una escalera de mano para el servicio del mismo, y en su consecuencia […] se manda hacer inmediatamente la referida escalera”.
Como curiosidad, señalar que en este inventario aparecen enumerados otros elementos existentes en el Archivo -cosa muy habitual hasta hace poco tiempo, tales como un retrato al óleo del rey Alfonso XII, diferentes objetos de escritorio (carpetas, impresos, papel timbrado) y “varios legajos de documentos antiguos pertenecientes al archivo de este municipio y diferentes obras de administración municipal,” lo que nos permite hacernos una idea de cómo era el Archivo Municipal en ese momento.
Finalmente, el inventario está rubricado por el Secretario saliente, Enrique Lafuente, el recibí del Secretario entrante, Joaquín Valdés, y el visto bueno del Alcalde, Francisco Gallardo.
La organización del Archivo Municipal constituye un servicio fundamental para las instituciones públicas locales, ya que se trata de un servicio tanto administrativo de cara a la propia institución que genera la documentación y los ciudadanos en general, así como, con el paso del tiempo, su documentación se convierte en histórica, siendo parte fundamental de nuestra historia y patrimonio cultural.
